So abwägig ist dieses Thema gar nicht. Mal ein Beispiel. Der Bauer Lenz erteilt mir auf dem Acker mündlich eine Genehmigung. Ich habe ihn dort auch zum ersten mal gesehen. Außer seinen Vornamen habe ich keine Daten oder Adresse. Nach einigen Stunden Sondeln stelle ich fest, dass er einen römischen Münzhort mit 300 Silberdenaren zerpflügt hat. Ich sammle diese alle aus der Pflugschicht ab und verständige meinen Archäologen, um den Fund zu melden und den Eigentümer wieder ausfindig zu machen weil ich von dem Bauern sonst nichts darüber weiß. Bauer Lenz hört nun, dass ein Münzhort auf seinem Acker gefunden wurde und er streitet ab, jemals einen Sondengänger die Erlaubnis gegeben zu haben und macht eine Anzeige. Er erhofft sich in seiner Situation, dass er den Münzschatz als Grundstückseigentümer bekommt und ihn evtl. auch an das LAfD verkaufen kann. Dann stehst du da mit deiner mündlichen Genehmigung.

Das mag jetzt völlig übertrieben klingen aber sowas kann durchaus Wirklichkeit werden denn bei Geld oder richtig dicken Funde hört die Freundschaft oft auf.
Ein Sucherkollege von mir hat sich ein Formular gemacht, auf dem sein Name mit Adresse vermerkt ist. Dort steht ein kleiner Text dass er sich Kleinfunde behalten darf und dass er sich im Falle eines Schatzfundes den Fund nach hadrianischer Teilung mit dem Bauern teilen wird. Dazu eine kleine Tabelle mit den Flurstücknummern und die komplette Adresse beider Seiten. Das lässt er sich unterschreiben (machen ca. 80% aller Bauern nach Absprache) und gibt dem Bauern eine Kopie. Nun hat er schon einen dicken Ordner mit vielen schriftlichen Genehmigungen von den Bauern und ist auf der sicheren Seite. Das klappt wie gesagt meistens ohne Probleme und alle Genehmigungen sind mit sauber dokumentiert. Außerdem kommt es sehr gut bei den Bauern an, wenn man mit einem dicken Ordner Genehmigungen von den ganzen umliegenden Bauern auftaucht. Das erweckt Vertrauen.
Ich selber drucke mir nur die Karten aus und lasse meine Landwirte die Felder einzeichnen. Dann kommt der Name, Adresse und Telefonnummer drauf. Sollten doch mal die grünen Kollegen auftauchen, hab ich alle Kontakte in einem schönen Ordner zur Hand.
Letzten Endes muss aber das jeder selber wissen wie er es macht.
Gruß, Donausondler